Beschaffungskosten-Rechner

Die Gesamtkosten einer beschafften Position setzen sich aus mindestens fünf Blöcken zusammen: Materialkosten (Menge × Stückpreis), Prozesskosten der Bestellabwicklung (Anfrage, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung), Kosten der Lieferantenbeziehung (Qualifizierung, Audit, Stammdatenpflege, Lieferantenbewertung), Lagerhaltungskosten (Fläche, Handling, Versicherung, Schwund) und Kapitalbindungskosten (gebundenes Umlaufvermögen abzüglich des Lieferantenkredits aus dem Zahlungsziel). Hinzu kommen Fehlmengen- und Stillstandskosten, wenn eine Position nicht verfügbar ist. Der Stückpreis ist der einzige dieser Blöcke, der auf der Rechnung steht — deshalb wird er überbewertet. Bei C-Teilen und Kleinmengen erreichen oder übersteigen die Prozesskosten den Materialwert häufig — die Größenordnung zeigen die in der Quellen-Sektion dieser Seite belegten Prozesskosten je Bestellvorgang (BME 2025; Mercateo/HTWK 2017).

Die Kapitalbindung wird aus zwei Gegenläufen gebildet. Erstens: Das im durchschnittlichen Lagerbestand gebundene Kapital, bewertet mit Ihrem Kapitalbindungszins. Der durchschnittliche Bestand ergibt sich bei gleichmäßigem Verbrauch aus der halben Losgröße — in Euro bewertet also (Jahresbedarf ÷ (2 × Anzahl Bestellvorgänge)) × Stückpreis. Zweitens: Der Lieferantenkredit aus dem Zahlungsziel. Solange Sie noch nicht bezahlt haben, finanziert der Lieferant die Ware — das entlastet Ihre Kapitalbindung um Jahreswarenwert × Zahlungsziel ÷ 365 × Zinssatz. Der Rechner weist beide Größen getrennt aus und saldiert sie. Ein negativer Saldo ist möglich und korrekt: Bei langem Zahlungsziel und geringem Bestand finanziert der Lieferant mehr, als Sie binden.

Viele Faustformeln werfen beides in einen einzigen Lagerhaltungskostensatz. Das ist für einen Szenarienvergleich unbrauchbar, weil sich die beiden Größen unterschiedlich verhalten: Physische Lagerkosten (Fläche, Regal, Handling, Versicherung, Schwund, Inventur) fallen an, solange die Ware bei Ihnen liegt. Kapitalbindungskosten hängen zusätzlich vom Zahlungsziel ab. Wandert die Lagerhaltung im Rahmenvertrag zum Lieferanten, entfällt der physische Anteil vollständig, während sich die Kapitalbindung nur über die veränderte Abrufstruktur ändert. Geben Sie in diesem Rechner deshalb bitte einen Lagerkostensatz OHNE Zinsanteil ein.

Ein Rahmenvertrag ist keine kostenlose Ersparnis, sondern ein Tausch von Flexibilität gegen Kondition. Die wesentlichen Nachteile: Abnahmeverpflichtung — die vereinbarte Menge ist abzunehmen, auch wenn der Bedarf sinkt. Bindungsdauer — ein vorzeitiger Ausstieg ist in der Regel nur einvernehmlich und meist gegen Ausgleich möglich. Bedarfsänderungsrisiko — bei Konstruktionsänderung, Baureihenauslauf oder Nachfrageeinbruch bleibt die Restmenge liegen. Preisfixierung wirkt in beide Richtungen — fallende Marktpreise können Sie während der Laufzeit nicht mitnehmen. Und schließlich das Klumpenrisiko: Je mehr Volumen auf einer Quelle liegt, desto härter trifft ein Ausfall. Diese Punkte sind in die Rechnung nicht monetarisierbar und müssen qualitativ neben das Ergebnis gestellt werden.

Der Rechner zeigt auch negative Ergebnisse — und das ist der Normalfall in mehreren Konstellationen. Wenn die Prozesskosten je Bestellvorgang und die Kosten je Lieferantenbeziehung in Ihrem Unternehmen niedrig sind, bleibt zu wenig zu heben. Wenn die bisherigen Lieferanten Spezialisten mit deutlich besseren Einzelpreisen sind, kann der Bündelungspreis den Vorteil auffressen. Wenn die Bündelung zu größeren Losen und damit zu höheren Beständen führt, steigen Lager- und Kapitalbindungskosten gegen die Ersparnis. Und wenn Sie eine Zweitquelle aus Risikogründen ohnehin halten müssen, entfällt die Einsparung bei den Lieferantenkosten weitgehend. Prüfen Sie deshalb immer die Aufschlüsselung nach Kostenblöcken, nicht nur die Summe.

Vier Werte kommen idealerweise aus Ihrem Haus: die Prozesskosten je Bestellvorgang (aus einer Prozesskostenrechnung über Einkauf, Wareneingang und Kreditorenbuchhaltung), die jährlichen Kosten je Lieferantenbeziehung (Qualifizierung, Audits, Stammdaten, Lieferantenbewertung, Reklamationsbearbeitung), Ihr Lagerkostensatz und Ihr kalkulatorischer Kapitalbindungszins (üblicherweise der gewichtete Kapitalkostensatz Ihres Unternehmens). Dieser Rechner belegt bewusst nichts still vor, weil die Spannweite dieser Werte zwischen Unternehmen groß ist. Wo es veröffentlichte Studienwerte gibt, können Sie sie als gekennzeichnete Orientierung per Klick übernehmen — für eine belastbare Beschaffungsvorlage ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Controlling-Zahlen; die Kennzeichnung in der Zusammenfassung zeigt, wo das noch aussteht.

Jeder Orientierungswert stammt aus einer veröffentlichten, namentlich genannten Quelle mit Jahresangabe — etwa den BME-Einkaufskennzahlen 2025, der Mercateo/HTWK-Leipzig-Studie zu Prozesskosten, der KPMG Kapitalkostenstudie 2025 oder dem Creditreform-Zahlungsindikator — und ist nach Quellentyp eingeordnet (Verband/Studie, Fachverlag, Beratungspraxis). Die Standard-Übernahme ist das konservative Ende der Spanne — das Ende, das eine Konsolidierung schlechter aussehen lässt —, wo sich diese Richtung eindeutig bestimmen lässt; beim Kapitalbindungszins hängt die Wirkungsrichtung von der Bestellstruktur ab, dort sind beide Werte neutral benannt; übernommene Werte werden in der kopierbaren Zusammenfassung als Literaturwert mit Quelle gekennzeichnet. Felder, für die keine belastbare unabhängige Quelle existiert — die jährlichen Kosten je Lieferantenbeziehung, Fehlteil- und Stillstandskosten sowie alle Rahmenvertragskonditionen — bleiben bewusst ohne Orientierungswert: Lieber ein leeres Feld als eine Zahl, die einer Nachfrage im Einkaufsgespräch nicht standhält. Literaturstand: Juli 2026.